Benne vagyunk a júliusban, a forró nyárban, és hivatalosan vagy fél-hivatalosan is elkezdődött a szabadságolási szezon. Rövidebb-hosszabb időre bezártak az iskolák, óvodák, bölcsődék és kitör a NAGY NYÁRI SZÜNET.

Ezzel párhuzamosan pedig a munkahelyeken is elindul – mint minden évben, ugyebár – a nyári szabadságolási cunami. A lelkiismeretes munkavállalónak, de még a kevésbé lelkiismeretesnek is, kimondva-kimondatlanul, akár bevallja, akár nem, komoly fejfájást okoz, sőt nem elhanyagolható stressz-faktorként jelenik meg, hogy mi lesz a munkájával a szabadságának ideje alatt? Amíg ő nem lesz bent a munkahelyén, hogyan fognak menni nélküle a dolgok? Mi lesz, ha nyaralás közben (urambocsá’!) esetleg nem lesz elérhető még mobilon sem? Micsoda kupleráj, papírhalmok, email-özön, végeláthatatlan egyeztetések sora fogja várni a munkába való visszatérése után?

A nyaralásszervezés, a gyerekek nyári elhelyezése vagy az erre az időszakra tervezett egyéb elfoglaltságaink (pl.: lakásfelújítás, kerti munkák, stb.) épp elég macerás dolgok, ha csak lehet, ne tetézzük még munkahelyi gondjainkkal is, próbára téve mindezzel saját magunk és kollégáink (munkahelyi közösségünk) nyári sokktűrő képességét is, borítékolva, ráadásul, a visszatérésünk sem lesz zökkenőmentes. A fejünk homokba dugása helyett, tehát, igyekezzünk legalább ezt a stressz-faktort kivédeni, pontosabban okosan kezelni, azaz preventíve megelőzni. 

Hogyan is készüljünk fel okosan a nyári szabadságolásra? A praktikus tippeket Papp Tamás, szervezetfejlesztő, HR szakértő szedte csokorba.

1. Okosan válasszuk ki a szabadságunk időpontját! Radikális mértékben csökkenthetjük a szabadság előtti és alatti (sőt utáni) stresszt, ha időben átgondoljuk, hogy mikor leszünk a leginkább nélkülözhetőek. Érdemes a felettesünkkel, a potenciális helyettesítő kollégáinkkal is átbeszélni egymás szabadságolási elképzeléseit. Ha egy picit jobban belegondolunk nem is olyan nagy butaság némely munkáltató azon elvárása, hogy már késő télen, kora tavasszal készítsük el a nyári, sőt az egész éves szabadságolási terveket…
2. Gondoljuk át alaposan a szabadságunk idejére eső feladatainkat, kötelezettségeinket és strukturáljuk át azokat! Milyen feladatok lesznek aktuálisak? Milyen áruk, megrendelések érkeznek, mely ügyfeleket, partnereket, kollégákat kellene felhívni, vagy levelet írni nekik? Milyen számlákat kell kifizetni, milyen adminisztrációs feladatok lesznek aktuálisak? Kikkel kellene személyes találkozót egyeztetni? Milyen értekezletek vannak betervezve vagy várható, hogy beesnek? Az átgondolás eredményeképp láthatjuk majd, hogy vannak feladatok, találkozók, amiket máskorra lehet időzíteni, el lehet halasztani vagy nem is olyan fontosak vagy aktuálisak, mint amilyennek elsőre tűntek…
3. Tájékoztassuk az érintetteket! Akiket a feladataink és kötelezettségeink átstrukturálása így vagy úgy, de érint – beleértve a kollégák mellett a cégen kívüli ügyfeleket, partnereket, beszállítókat, stb. is – keressük meg, és tájékoztassuk őket, hogy szabadságon leszünk. Még az is lehet, hogy számos esetben ki fog derülni, hogy sokan velünk azonos időben lesznek távol, így velük nem lesz gondunk…
4. Gondoskodjunk a helyettesítésünkről! Minden cégnél van a helyettesítésre – nemcsak a szabadságolás, de hirtelen jött események (baleset, betegség stb.). esetére is – szabályozás vagy legalábbis követhető/követendő gyakorlat. A „helyettes” nem biztos, hogy beosztott vagy főnök, lehet akár szintbeli kolléga is, akinek átadhatjuk a feladatainkat, vagy már eleve tisztában van a legfontosabb dolgainkkal. A lényeg, hogy legyen valaki, aki tartja helyettünk a frontot. De ne feledjük, a jó tett helyébe jót várnak, és a kölcsönösség alapján természetes, ha mi is bevállalunk helyettesítést. Megér ennyi pluszmunkát a nyugodt nyaralás…
5. Egyértelműsítsük a szabadságunk ideje alatti elérhetőségeink módját és idejét! Az okostelefonok, tabletek, laptopok, notebookok, internet, wifi, VPN világában már könnyen megoldható, hogy ha szükséges, elérjenek a munkahelyünkről. Mindenesetre gondoljuk át és még a szabadságunk előtt tájékoztassuk a kollégáinkat, esetleg partnereinket, hogy ha halaszthatatlan, és a helyettesítőnk erejét meghaladó, csak általunk megoldható feladat adódik, hogy és mikor tudnak elérni.
6. Állítsuk be az automatikus válaszüzenetet a levelezésünkben, sőt ha lehet az átirányítást is! Mindössze pár másodperces műveletről van szó. Ha ez mégse menne, sürgősen sajátítsuk el, hiszen egy jó beállítás esetén a rendszer komoly, és nem utolsó sorban, igazán megnyugtató munkát végez helyettünk. Az automatikus üzenetben legyen benne, hogy mettől meddig vagyunk házon kívül és ki helyettesít, illetve a helyettesítőnkkel milyen formában lehet felvenni a kapcsolatot. Valamint mi a teendő, ha mindenképpen el szeretnének érni bennünket.
7. Figyeljünk arra, hogy rendezetten hagyjuk munkaállomásunkat, asztalunkat, irodánkat! A fontos iratokat, dossziékat, munkaeszközöket tegyük elérhetővé, hogyha szükséges a helyettesítő munkatársunk könnyebben átláthassa az általunk kialakított rendszert. Arról már nem is beszélve, hogy nyaralás után is kellemesebb, sőt a visszazökkenés hatékonyságát is jelentősen növeli, ha rendezett körülmények közé érkezünk vissza a munkánk világába. 

    

   Bízunk benne, hogy tanácsainkkal sikerül zökkenőmentesebbé tenni a nyári vakációt! Ha további segítségre van szüksége a munka és a szabadságolások tudatosabb szervezésével kapcsolatban, keresse bizalommal a szervezetfejlesztési üzletágunkat az elérhetőségeink valamelyikén!  

    

   További információkat a szolgáltatásainkról a weboldalunkon olvashat. 

   Kövessen minket a Facebook és a Linkedin oldalainkon, ahol érdekes szakmai tartalmakat osztunk meg a követőinkkel.